Sub Chefe de Receção (m/f) - The Patio Suite Hotel

Descrição da Vaga

Em conjunto com o chefe de recepção, é responsável pela equipa da Receção, assegurando que é oferecido ao cliente uma qualidade superior ao nível do serviço para que este se fidelize ao conceito.

Principais Responsabilidades

• Dirigir, organizar, coordenar e executar trabalhos da Recepção;
• Assegurar os serviços de Recepção, portaria e telefones do Hotel;
• Em conjunto com o Chefe de recepção, coordenar todos os colaboradores afetos ao departamento da Recepção;
• Organizar e orientar os serviços de reservas, registos, movimentos, facturação, caixa, correspondência, check-in e check-out, no-shows, guarda de valores, atendimento e informações a clientes;
• Verificar diariamente as reservas: profiles, segmentação, packages, datas de estadia, preços, instruções de faturação e pedidos especiais;
• Controlar a inserção das nacionalidades e países de residência nas reservas in-house e futuras;
• Controlar a inserção dos emails e respetivo Consentimento de RGPD, nos profiles dos clientes in-house;
• Controlar os pagamentos das reservas flexíveis e não reembolsáveis e emitir as respetivas faturas no prazo máximo de 5 dias;
• Controlar a disponibilidade do hotel e assegurar a gestão de overbooking, em caso de necessidade;
• Mesmo que o hotel tenha departamento de Reservas, incutir o espírito de ajuda da Receção às Reservas, assumir a função de reservas quando este(s) elemento(s) estiver ausente ou com muito trabalho.
• Comunicar a todas as secções as chegadas e saídas de clientes, sugestões relativas a preços e a promoções;
• Tratar a correspondência com os clientes, durante o seu período de serviço;
• Controlar o serviço de facturação e caixa relativa às receitas diárias, e entrega dos valores respetivos à contabilidade; - trabalho do turno de Night Auditor
• Fornecer à Direção do Hotel todos os elementos sobre o movimento de clientes, sugestões relativas a preços e a promoções;
• Rececionar e proceder ao tratamento de reclamações;
• Controlar os serviços de limpeza da Recepção e zonas comuns;
• Distribuir as tarefas ao pessoal sob a sua responsabilidade, colaborando, instruindo e ensinando sempre que necessário;
• Elaborar o horário e o plano de férias do pessoal, tendo em conta as necessidades de serviço;
• Elaborar o mapa de pessoal semanal, observando faltas e horários praticados;
• Assegurar a gestão de colaboradores, hierarquicamente enquadrados, em matéria de recrutamento e seleção, acolhimento e integração, gestão de assiduidades, avaliação do desempenho, levantamento e diagnóstico de necessidades de formação, acompanhamento e motivação;
• Possibilitar, sempre que possível, a prática de cross-training da equipa noutros departamentos do hotel;
• Fomentar a visita a outros hotéis do grupo e espírito de entreajuda e equipa com as restantes unidades;
• Assegurar um bom relacionamento e trabalhar conjuntamente com a Reservations Manager da sede;
• Promover o upselling (venda de serviços dentro do hotel) e o crosselling (venda de outras unidades DHM);
• Assegurar o envio dos vários templates do CHECK-IN ONLINE aos clientes;
• Apoiar pontualmente outro departamento, sempre que necessário.

Experiência que procuramos

• Elevado sentido de responsabilidade e rigor;
• Elevada capacidade de antecipação de problemas;
• Elevada capacidade de assertividade, resolução e de liderança em momentos de stress e situações urgentes;
• Forte capacidade de gestão de tempo e cumprimento de prazos: ser capaz de saber organizar bem as tarefas e atribuir as mesmas aos elementos da equipa. Objetivo: evitar acumulação de tarefas por fazer e concluir; evitar ter o discurso de “não tenho tempo; não tenho staff (a não ser que seja mesmo verdade e mais compreensível em época alta)”
• Forte capacidade analítica e de organização;
• Fortes capacidade de liderança – criando engagement e emporewement na equipa
• Boa capacidade de comunicação e relação interpessoal;
• Gosto por vendas: candidato ambicioso, conhecedor do que tem para vender, “atrevido”, que saiba incutir este espírito à sua equipa;
• Boa apresentação;
• Atitude dinâmica e inovadora;
• Conhecer bem o DNA da DHM;
• Conhecer as várias unidades do grupo DHM;
• Respeito pela filosofia e visão do grupo;
• Conhecer os SOP’s de Reservas diariamente;
• Gosto pelo trabalho em equipa e de entreajuda;
• Experiência em funções similares;
• Licenciatura será valorizada.
• Fluência na língua de origem e em língua Inglesa
• Outra língua será valorizada.
• Conhecimentos Informáticos: Office na ótica do utilizador; HOST ou outro semelhante.